Regulamin świadczenia usług

Obowiązuje od: 1 stycznia 2025

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Definicje

Używane w regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca - Agencja Ślubna z siedzibą w Warszawie, ul. Kwiatowa 15, 00-001 Warszawa, NIP: 1239702890
• Klient - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z usług Usługodawcy
• Umowa - umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Klientem
• Usługi - usługi organizacji wesel, konsultacji ślubnych oraz innych usług oferowanych przez Usługodawcę
• Strona internetowa - serwis internetowy dostępny pod adresem quickstream-expedition.com

1.2. Zakres zastosowania

Niniejszy regulamin określa zasady i warunki świadczenia usług przez Usługodawcę oraz prawa i obowiązki stron umowy.

§ 2. Rodzaje usług

2.1. Usługi podstawowe

Usługodawca świadczy następujące usługi:

• Kompleksowa organizacja wesel i uroczystości ślubnych
• Koordynacja dnia ślubu
• Konsultacje ślubne
• Pośrednictwo w kontaktach z dostawcami usług
• Projektowanie i wykonanie dekoracji
• Planowanie logistyczne wydarzenia

2.2. Usługi dodatkowe

Na życzenie Klienta Usługodawca może świadczyć dodatkowe usługi, w tym:

• Organizacja wieczorów panieńskich i kawalerskich
• Koordynacja prób ceremonii
• Usługi post-weselne (dziękowania, rozliczenia)
• Konsultacje stylistyczne

§ 3. Zawarcie umowy

3.1. Proces zawierania umowy

1. Klient składa zapytanie o ofertę poprzez formularz kontaktowy, email lub telefon
2. Usługodawca przedstawia wstępną ofertę
3. Strony ustalają szczegóły usług podczas konsultacji
4. Usługodawca przygotowuje szczegółową ofertę
5. Po akceptacji oferty przez Klienta zawierana jest umowa

3.2. Forma umowy

Umowa może być zawarta:

• W formie pisemnej (preferowana)
• W formie elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym
• Ustnie (tylko dla usług o wartości do 500 zł)

§ 4. Ceny i płatności

4.1. Ustalanie cen

• Ceny usług są określane indywidualnie na podstawie zakresu usług
• Wszystkie ceny zawierają podatek VAT
• Ceny są wyrażone w złotych polskich (PLN)

4.2. Harmonogram płatności

Standardowy harmonogram płatności:

• Przy podpisaniu umowy: 30% wartości umowy (zadatek)
• 3 miesiące przed wydarzeniem: 40% wartości umowy
• 7 dni przed wydarzeniem: 30% wartości umowy (pozostała kwota)

4.3. Formy płatności

Akceptowane formy płatności:

• Przelew bankowy (preferowany)
• Gotówka (do 15 000 zł zgodnie z przepisami)
• Karta płatnicza (przy płatności w biurze)

§ 5. Obowiązki stron

5.1. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do:

• Wykonania usług zgodnie z umową i uzgodnieniami
• Zachowania profesjonalizmu i staranności
• Dotrzymania terminów określonych w umowie
• Informowania Klienta o istotnych okolicznościach wpływających na realizację usług
• Zachowania poufności informacji otrzymanych od Klienta
• Koordynacji pracy podwykonawców

5.2. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się do:

• Terminowego dokonywania płatności
• Przekazania wszystkich niezbędnych informacji
• Współpracy w zakresie organizacji wydarzenia
• Informowania o zmianach w planach w odpowiednim czasie
• Zapewnienia dostępu do miejsc realizacji usług
• Przestrzegania uzgodnionego harmonogramu

§ 6. Zmiany w umowie

6.1. Zmiany na żądanie Klienta

• Klient może żądać zmian w umowie do 30 dni przed wydarzeniem
• Zmiany wymagające dodatkowych kosztów muszą być zaakceptowane przez Klienta
• Znaczące ograniczenia zakresu usług mogą skutkować zmniejszeniem wynagrodzenia

6.2. Zmiany z przyczyn obiektywnych

• W przypadku siły wyższej Usługodawca przedstawi alternatywne rozwiązania
• Zmiany cen u podwykonawców powyżej 20% mogą skutkować korektą ceny
• Usługodawca niezwłocznie informuje Klienta o konieczności zmian

§ 7. Odstąpienie od umowy

7.1. Odstąpienie przez Klienta

Klient może odstąpić od umowy z następującymi konsekwencjami:

• Powyżej 180 dni przed wydarzeniem: zwrot 80% wpłaconych środków
• 90-180 dni przed wydarzeniem: zwrot 50% wpłaconych środków
• 30-90 dni przed wydarzeniem: zwrot 25% wpłaconych środków
• Poniżej 30 dni przed wydarzeniem: brak zwrotu

7.2. Odstąpienie przez Usługodawcę

Usługodawca może odstąpić od umowy w przypadku:

• Rażącego naruszenia obowiązków przez Klienta
• Opóźnienia w płatnościach przekraczającego 14 dni
• Niemożności wykonania usług z przyczyn niezależnych od Usługodawcy
• Siły wyższej uniemożliwiającej realizację wydarzenia

§ 8. Odpowiedzialność

8.1. Odpowiedzialność Usługodawcy

• Usługodawca odpowiada za realizację usług zgodnie z umową
• Odpowiedzialność ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia za usługi
• Usługodawca nie odpowiada za działania podwykonawców poza swoją kontrolą
• Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z siły wyższej

8.2. Wyłączenia odpowiedzialności

Usługodawca nie odpowiada za:

• Szkody powstałe z winy Klienta lub jego gości
• Utracone korzyści i szkody pośrednie
• Działania osób trzecich (goście, dostawcy niebędący podwykonawcami)
• Szkody spowodowane warunkami atmosferycznymi
• Problemy zdrowotne gości

§ 9. Reklamacje

9.1. Składanie reklamacji

• Reklamacje należy składać pisemnie w terminie 14 dni od wydarzenia
• Reklamacja powinna zawierać szczegółowy opis problemu
• Do reklamacji należy dołączyć dostępne dowody

9.2. Rozpatrywanie reklamacji

• Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni
• Odpowiedź na reklamację zostanie przekazana na piśmie
• W uzasadnionych przypadkach Usługodawca może zaproponować rekompensatę

§ 10. Ochrona danych osobowych

10.1. Podstawa przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie:

• Wykonania umowy
• Prawnie uzasadnionego interesu
• Zgody (w przypadku marketingu)

10.2. Zakres danych

Przetwarzane są dane niezbędne do realizacji usług, w tym dane kontaktowe, preferencje dotyczące wydarzenia oraz dane rozliczeniowe.

§ 11. Siła wyższa

11.1. Definicja

Za siłę wyższą uznaje się zdarzenia niezależne od woli stron, w szczególności:

• Klęski żywiołowe
• Pandemia i ograniczenia sanitarne
• Działania wojenne i stany wyjątkowe
• Decyzje organów państwowych
• Strajki generalne

11.2. Konsekwencje

• W przypadku siły wyższej umowa może zostać zawieszona
• Strony ustalają nowy termin wydarzenia lub warunki rozwiązania umowy
• Koszty już poniesione są rozliczane proporcjonalnie

§ 12. Postanowienia końcowe

12.1. Prawo właściwe

Do umowy stosuje się prawo polskie.

12.2. Rozstrzyganie sporów

Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sądy powszechne właściwe dla siedziby Usługodawcy.

12.3. Zmiany regulaminu

• Usługodawca może zmieniać regulamin po uprzednim powiadomieniu Klientów
• Zmiany nie wpływają na już zawarte umowy
• Klienci są informowani o zmianach najpóźniej na 30 dni przed ich wejściem w życie

12.4. Nieważność postanowień

W przypadku nieważności pojedynczych postanowień regulaminu, pozostałe postanowienia zachowują ważność.

§ 13. Kontakt

Wszelkie pytania dotyczące regulaminu należy kierować na:

• Email: [email protected]
• Telefon: +48 22 123 97 02
• Adres: Agencja Ślubna, ul. Kwiatowa 15, 00-001 Warszawa